Informativa whistleblowing per i soggetti interessati

ai sensi degli artt. 13 e 14 Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR e del Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, recante “attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019”

La presente informativa, resa ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito “GDPR”),  si rivolge a tutti i soggetti interessati cui si applica la tutela di cui al D.lgs. n. 24/2023 (segnalante, facilitatore, persone del medesimo contesto lavorativo e colleghi di lavoro del segnalante) e al segnalato.

L’informativa viene resa in forma unificata, conformemente a quanto indicato dalle Linee Guida ANAC e ai principi di tutela della riservatezza implementati dal D.lgs. n. 24/2023, per  ridurre i flussi informativi che potenzialmente coinvolgono la persona in una segnalazione.

Titolare dei dati e Responsabile Protezione Dati

Il Titolare del trattamento è la società Alfa Group S.p.A. (di seguito "Società” o “Titolare”) con sede legale in Via Fiume Giallo, 3 – 00144 Roma, Partita IVA e Codice Fiscale: 05174111004, pec alfagroupspa@legalmail.it; sito Web: www.alfagroup.it.

La Società ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (“Data Protection Officer” o “DPO”) ai sensi dell’art 37 GDPR, il cui nominativo è consultabile nell’organigramma aziendale, contattabile all’indirizzo mail: privacy@alfagroup.it.

Categoria di dati trattati

Per le finalità di seguito specificate il Titolare tratterà i seguenti dati:

• nome, cognome, e-mail, telefono, ruolo (per il solo segnalante);
• dati personali ricavabili dalla segnalazione – ad esempio: dati identificativi, data, luogo, modalità e descrizione del fatto (per il segnalante, segnalato, facilitatore, persone del medesimo contesto lavorativo e colleghi di lavoro del segnalante).

Finalità di trattamento

I dati sono raccolti per l’esecuzione e la gestione della procedura “SGI-4.6 Gestione Whistleblowing ” e delle attività inerenti. Il trattamento dei dati, pertanto, sarà svolto in attuazione di quanto disposto dal D.Lgs. n. 24/2023 per la gestione del whistleblowing ed in particolare per accertare, mediante specifiche attività istruttorie, la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione con riguardo ai presunti illeciti denunciati nell’interesse dell’integrità del Titolare e della tutela del Diritto dell’Unione.

Base Giuridica

Il menzionato trattamento trova base giuridica:

• nell’esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (art. 6.1.b) GDPR), nell’ambito del rapporto di lavoro nell’assolvimento di obblighi e nell’esercizio di diritti specifici della Società o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art. 9.2 b) GDPR);
• per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (art. 6.1.c) GDPR);
• nella necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria da parte della Società (art. 6.1 f) e art. 9.2 f) GDPR).

Segnalante i.e. interessato e Piattaforma di whistleblowing

I dati personali del segnalante potranno essere raccolti tramite la piattaforma whistleblowing dedicata, la cui amministrazione è affidata, anche ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. n. 196/03, (come modificato dal D.Lgs. 101/18), al gestore delle segnalazioni (di seguito “Gestore”). La suddetta piattaforma è il canale preferenziale che si consiglia di utilizzare per meglio garantire le forme di tutela previste dalla legge, mediante l’inserimento diretto da parte del segnalante o mediante inserimento da parte del Gestore o di altro soggetto autorizzato nel caso in cui la segnalazione sia resa mediante altro canale.

Si precisa che, nell’ambito del procedimento disciplinare attivato contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare o della persona comunque coinvolta nella segnalazione, quest’ultima sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo previo consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

Qualora il soggetto segnalante neghi il proprio consenso, la segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento disciplinare che, quindi, non potrà essere avviato o proseguito in assenza di elementi ulteriori sui quali fondare la contestazione.

Infine, qualora ci siano comprovate e concrete evidenze oggettive di un conflitto di interesse del Gestore, la segnalazione potrà essere inoltrata direttamente all’ANAC.

Soggetti interessati diversi dal segnalante e piattaforma di whistleblowing

I dati personali possono essere raccolti anche tramite terzi in particolare dalla segnalazione pervenuta al Titolare mediante i canali interni dedicati.

Il conferimento dei dati è necessario, il mancato rilascio comporta per il Titolare l’impossibilità di svolgere l’attività di accertamento.

È consentita la segnalazione in forma anonima, essendo garantito dalla piattaforma whistleblowing dedicata la possibilità di mantenere anche in questo caso un canale di comunicazione col segnalante, garantendo le dovute tutele.

Modalità del trattamento e tempi di conservazione

I dati potranno essere trattati da soggetti interni appositamente autorizzati e formati e, in caso di necessità di indagine o collegate all’esito della stessa, potranno essere condivisi con soggetti interni come previsto dalla legge o da norme regolamentari.

Qualora la segnalazione interna sia presentata a soggetti diversi dal Gestore, questi soggetti sono istruiti a trasmetterla entro sette giorni dal suo ricevimento al Gestore, il quale è tenuto a dare contestuale comunicazione al segnalante della notizia di trasmissione.

I dati raccolti saranno trattati in prima istanza dal Gestore, il cui nominativo è indicato e aggiornato nella sezione Segnalazioni del sito web della Società. Qualora l’oggetto della segnalazione riguardi condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 o violazioni del Modello 231, in assenza di evidenti conflitti di interesse, il Gestore coinvolgerà nelle successive attività anche il Presidente dell’Organismo di Vigilanza, specificamente individuato e autorizzato, il cui nominativo è indicato e aggiornato nella sezione Segnalazioni del sito web della Società.

Il trattamento dei dati personali dei soggetti interessati sarà in ogni caso improntato ai principi di proporzionalità, necessità, limitazione delle finalità e minimizzazione per cui non saranno trattati, né raccolti dati personali non necessari, nonché al principio di lealtà e trasparenza, e avverrà nel rispetto del requisito di adeguatezza delle misure di sicurezza.

Inoltre, i dati personali verranno conservati anche in archivi elettronici protetti mediante misure di sicurezza efficaci e adeguate a contrastare i rischi di violazione considerati dal Titolare per il tempo necessario agli adempimenti conseguenti all’accertamento richiesto e comunque non oltre 5 anni decorrenti dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, ai sensi dell’art 14, co. 1, D.lgs. n. 24/2023, salvo eventuale instaurazione di procedimento disciplinare interno o di contenzioso per il tempo necessario alla difesa in giudizio e per quanto ne consegue. Esaurite tutte le finalità che legittimano la conservazione dei tuoi dati personali, il Titolare avrà cura di cancellarli o di renderli in forma anonima.

Destinatari

Al fine di svolgere correttamente tutte le attività di trattamento necessarie a perseguire le finalità di cui alla presente informativa, i seguenti destinatari potranno trovarsi nella condizione di trattare i dati personali raccolti:

• Autorità Giudiziaria o altre Autorità/Organismi esterni;
• Avvocati/Consulenti.

La comunicazione a questi soggetti avviene in ottemperanza a specifici obblighi di legge cui il Titolare attende per loro tramite.

I dati personali raccolti non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti indeterminati e non identificabili neanche come terzi.

Diritti

I soggetti interessati diversi dal segnalato ovvero dalle persone menzionate nelle segnalazioni, con riferimento ai dati personali trattati dal Titolare nell’ambito della segnalazione stessa, possono esercitare i diritti previsti dagli art. 15 e ss. GDPR, compresa la rettifica e/o la cancellazione dei dati e/o la limitazione del trattamento.

Invero, ai sensi del D.lgs. n. 24/2023, il segnalato o comunque le persone coinvolte ovvero menzionate nella segnalazione, con riferimento ai propri dati personali trattati nell’ambito della segnalazione, non possono esercitare – per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata – i diritti che il GDPR riconosce agli interessati ai sensi degli artt. 15 e ss GDPR, poiché dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

In tali casi, dunque, al soggetto segnalato o alla persona menzionata nella segnalazione è preclusa anche la possibilità, laddove essi ritengano che il trattamento violi suddetti diritti, di rivolgersi al Titolare ed anche, in assenza di risposta da parte di questo, di proporre reclamo al Garante della protezione dei dati personali.

Aggiornamento

La presente informativa potrà essere integrata con ulteriori indicazioni, anche in considerazione delle modifiche normative o dei provvedimenti della Commissione europea e del Garante Privacy.